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Lkw Fahrer Spesen 2023 - Extra-Einkommen für Kraftfahrer?

Wie profitieren LKW-Fahrer* von Spesen?

lkw-fahrer-spesen-woechentliche-berechnung

 

Meist sind LKW-Fahrer* mehr als acht Stunden auf Tour. Der Arbeitstag ist genau durchgetaktet, Be- und Abladetermine müssen eingehalten werden. Wer mit dem LKW quer durch Deutschland oder durch verschiedene Länder fährt, braucht in den gesetzlich vorgeschriebenen Ruhepausen regelmäßige Mahlzeiten. Doch die Verpflegung in den Restaurants und Kantinen der Autobahn-Rasthöfe ist teuer.

Die Verpflegungspauschalen für Kraftfahrer seit dem 01.01.2020

Diese Mehraufwendungen werden den LKW-Fahrern* bis zu einer gewissen Grenze über die Verpflegungspauschale, auch "Spesen" genannt, ausgeglichen. Es müssen keine Belege gesammelt werden – das vereinfacht die Abrechnung.

Gültig seit dem 01.01.2020: Wer im Inland länger als acht Stunden beruflich unterwegs ist, erhält 14 Euro. Bei einer Abwesenheit von über 24 Stunden werden LKW-Fahrern Spesen in Höhe von 28 Euro erstattet. 14 Euro Spesen erhält der LKW-Fahrer auch am An- und Abreisetag. An diesen Tagen ist eine Mindestabwesenheit von mehr als 8 Stunden nicht erforderlich.  Die Höhe der Spesen hat sich von 2022 auf 2023 nicht geändert.

Die Verpflegungsmehraufwendungen im Ausland sind höher und je nach Land unterschiedlich. Dazu später mehr.

 

Inhaltsverzeichnis

Wie profitieren LKW-Fahrer von Spesen?

Ist der Arbeitgeber verpflichtet, Spesen zu zahlen?

Doppelte Spesen 2022 für LKW-Fahrer

8 Euro Übernachtungspauschale für Berufskraftfahrer

LKW-Fahrer Spesen im internationalen Fernverkehr

LKW Fahrer Jobs

Wer legt die Spesensätze fest?

Spesen (auch "Auslöse" genannt) werden nicht vom Arbeitgeber bestimmt. Das Bundesfinanzministerium legt in regelmäßigen Abständen diese Pauschalen fest. Diese sind als allgemeingültig anzuerkennen. Grundsätzlich ist dabei zwischen der großen und der kleinen Spesenpauschale zu unterscheiden.

Abwesenheit des LKW Fahrers Spesen 2020-2022
kleine Pauschale:  ab 8 Stunden 14 Euro
große Pauschale:  ab 24 Stunden 28 Euro

 

Ist der Arbeitgeber verpflichtet, Spesen zu zahlen?

Der Arbeitgeber ist nicht verpflichtet, seinen Fahrern die Spesen zu zahlen. In den meisten Fällen werden die Pauschalen für den Verpflegungsmehraufwand allerdings von den Unternehmen übernommen. Denn die Kosten für den erhöhten Mehraufwand kann der Arbeitgeber seinem Mitarbeiter sozialkostenfrei direkt erstatten. Berufskraftfahrer erhalten die Pauschalen somit zusätzlich zum Lohn und beziehen diesen Betrag steuerfrei, also netto. Auch der Unternehmer muss diese Zahlungen nicht versteuern.

Wichtig: Die gezahlten Spesen werden nicht dem Gehalt zugeordnet. Das Geld für den Verpflegungsmehraufwand spielen keine Rolle bei der Berechnung von z.B. späteren Rentenansprüchen.

Es ist zulässig, niedrigere Spesensätze zu zahlen als vom Gesetzgeber vorgegeben. Aber es ist auf gar keinen Fall zulässig, höhere Pauschbeträge zu zahlen. In diesem Fall ist der Mehrbetrag als Lohnzahlung anzusehen und muss entsprechend versteuert werden. Dieses betrifft sowohl den Arbeitgeber als auch den Arbeitnehmer. Dieser Steuernachteil macht höhere Zahlungen in den meisten Fällen unattraktiv.

Verpflichtend ist die Auszahlung der Spesen über den Arbeitgeber nur dann, wenn dies im Arbeitsvertrag (bzw. im Tarifvertrag) des Arbeitnehmers entsprechend festgehalten wurde.

Was, wenn der Chef die Spesen nicht erstattet?

In der Regel zahlt der Chef den Verpflegungsmehraufwand. Falls nicht oder nicht in voller Höhe? In diesem Fall kann der LKW-Fahrer die Pauschalsätze in seiner Steuererklärung des Folgejahres angeben. Die Pauschale oder der restliche Teil davon können als Werbungskosten geltend gemacht werden. Weil es sich um Pauschalen handelt, müssen die entstandenen Kosten nicht mit Belegen/Quittungen nachgewiesen werden.

Werbungskosten sind in diesen Fällen alle Ausgaben, die dem Kraftfahrer im direkten Zusammenhang mit der Arbeit entstehen. Verpflegungskosten sowie Kosten für die Dusch- und WC-Nutzung und einiges mehr (siehe Übernachtungspauschale) gehören definitiv dazu. Finanziell vorteilhafter ist es allerdings immer, wenn der  Arbeitgeber die Spesen direkt zahlt.

Spesen für LKW-Fahrer: Wie gestaltet sich die Berechnungsgrundlage?

Bei der Höhe der gezahlten Pauschbeträge wird von dem Mehraufwand ausgegangen und nicht vom tatsächlichen vollständigen Verpflegungsaufwand. Dazu ein Beispiel: Ein LKW-Fahrer ist Freund von drei Mahlzeiten pro Tag. An seinem freien Tag startet er morgens mit einem ausgiebigen Frühstück. Zum Mittag lässt er sich sein Lieblingsessen schmecken, abends fällt die Brotzeit moderat aus - wegen der Figur. Alles in allem hat er an diesem Tag 15 Euro für seine Verpflegung ausgegeben.

Am nächsten Arbeitstag ist er, wie immer, im Fernverkehr unterwegs. Er fährt eine lange Tour und ist 9 Stunden abwesend. Der Pauschbetrag für diesen Arbeitstag liegt bei 14 Euro.

Er holt sich:

Nach 9 Stunden Abwesenheit hat der LKW-Fahrer an diesem Tag für die Verpflegung nun insgesamt 29 € ausgegeben. Die Rechnung lautet nun:

Ausgaben: 29 € an einem normalen Arbeitstag auf Tour mit dem LKW

Abzüglich: 15 €, die er ausgegeben hätte, wenn er zu Hause gewesen wäre

Ergibt: einen Verpflegungsmehraufwand von 14 €

"Abwesenheit" ist so definiert, dass der LKW-Fahrer mehr als 8 Stunden von seiner ersten Tätigkeitsstätte, zum Beispiel dem Betriebshof, und von seiner Wohnung abwesend sein muss.

 

Doppelte Spesen 2022 für LKW-Fahrer

Wie bereits erwähnt ist es grundsätzlich nicht zulässig, dass der Arbeitgeber höhere Pauschbeträge zahlt. Der Grund: Ein Mehrbetrag ist als Lohnzahlung anzusehen und muss entsprechend versteuert werden. In den meisten Fällen hat das für den Arbeitnehmer finanziell negative Folgen.

Die pauschale Versteuerung macht die Zahlung von doppelten Spesen möglich. 

Entscheidet sich ein Arbeitgeber doppelte Spesen zu zahlen, bietet das Steuergesetz die Möglichkeit der Pauschalversteuerung. Als Beispiel: Der Arbeitgeber zahlt dem LKW-Fahrer für die betriebliche 24-stündige Abwesenheit 28 Euro. Diesen Spesensatz verdoppelt er auf maximal 28 Euro. Zusammengerechnet erhält der LKW-Fahrer somit 56 Euro.

Wie das geht?

Der Arbeitgeber nutzt die Möglichkeit, die verdoppelten Spesen pauschal zu versteuern: Die zusätzlichen 28 Euro werden mit 25 % pauschal versteuert

Vorteil Arbeitnehmer:

Der Fahrer erhält in diesem Beispiel 28 Euro je Arbeitstag zusätzlich - und zwar netto!

Vorteil Arbeitgeber:

Durch die Pauschalversteuerung spart der Arbeitgeber so der Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung.

Alternativ kann mit dem Arbeitnehmer eine 25%-ige Pauschalversteuerung zu seinen Lasten vereinbart werden. Von dem verdoppelten Spesensatz erhält der LKW-Fahrer so zumindest einen Anteil 75 %.

Einkommensteuergesetz:

§40, Absatz 2, Satz 4 (https://www.gesetze-im-internet.de/estg/__40.html)

8 Euro Übernachtungspauschale für Berufskraftfahrer

Seit 01.01.2020 dürfen Unternehmer ihren LKW-Fahrern zusätzlich zu den Spesenzahlungen eine Übernachtungspauschale in Höhe von 8 Euro netto zahlen. Diese Mehrkosten müssen nicht durch Belege oder Quittungen bewiesen werden. Diese 8 Euro sollen die Kosten für die Benutzung von Duschen und Toiletten und sowie für die Reinigung der Schlafkabine im Lkw (Bettwäsche) decken. Die Pauschale wird nur bei "Fahrzeugübernachtungen" im Zusammenhang mit mehrtägigen Auswärtstätigkeiten gewährt. Die Übernachtungspauschale gilt im Inland unabhängig davon, ob dem Kraftfahrer diese Übernachtungskosten tatsächlich entstanden sind.

Hinweis für den Unternehmer: Belege sind nur dann nötig, wenn bei der Übernachtung höhere Ausgaben entstanden sind. Nachweisbare Mehrkosten sind für den Arbeitgeber selbstverständlich absetzbar, haben jedoch keinen Lohneffekt für den LKW-Fahrer.

Der Chef zahlt die Übernachtungspauschale nicht?

Wie bei der Spesenzahlung gilt auch hier: Zahlt der Arbeitgeber die Übernachtungspauschale nicht, kann der Kraftfahrer diese Kosten bei der Steuerklärung bei den Werbungskosten geltend machen. Da es sich um Pauschalen handelt, müssen die Kosten nicht nachgewiesen werden.

 

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LKW-Fahrer Spesen im internationalen Fernverkehr

spesensaetze-weltweit-verschiedenIst der Lkw-Fahrer im internationalen Fernverkehr tätig, so gelten die entsprechenden Auslandsspesen. Weltweit hat praktisch jedes Landes eigene Spesensätze. In einigen Fällen sind die Pauschbeträge sogar innerhalb eines Landes unterschiedlich. Zum Beispiel werden in England Spesensätze in Höhe von 30 € bzw. 45 € erstattet. Muss der LKW-Fahrer jedoch nach London, erhält er 41 € bzw. 62 €.

 

Interessant wird die Ermittlung der Spesen, wenn die Tour mehrtägig durch verschiedene Länder führt.

Ein Beispiel: Ein LKW-Fahrer startet Montag morgens in Völklingen, nahe der französischen Grenze. Er fährt über die Grenze nach Frankreich. Nach dem Entladen geht es von dort aus via Luxemburg nach Belgien. Nach 9 Stunden Abwesenheit endet die hier Tour. Am Dienstag hat der Kraftfahrer verschiedene Touren in Belgien. Am Mittoch geht es weiter von Belgien nach London, wo er nach Feierabend auf dem Rastplatz seine Ruhezeit verbringt. Donnerstag geht es früh und auf dem direkten Weg über Belgien zur Arbeitsstätte zurück. Für diese Tour braucht der Fahrer ungefähr 9 Stunden.

 

  Tour Tour Ende Spesensatz
Mo von Völklingen nach Frankreich über Luxemburg nach Belgien Kleiner Spesensatz Belgien 28 Euro netto
Di mehrere Touren innerhalb von Belgien endet wieder in Belgien Großer Spesensatz Belgien 42 Euro netto
Mi von Belgien nach London endet in London Großer Spesensatz London 62 Euro netto
Do von London via Belgien nach Völklingen Kleiner Spesensatz Belgien 28 Euro netto

 

Obwohl die Fahrt auf dem Speditionshof am Heimatort Völklingen endet: Der LKW-Fahrer erhält nach über 8 Stunden Abwesenheit den kleinen Spesensatz für Belgien. Achtung: Relevant ist bei der Berechnung der letzte Ort der Tätigkeit im Ausland. Es spielt keine Rolle, dass der Fahrer in Belgien weder be- noch entladen hat. Die Haupttätigkeit des Fahres ist nicht das Be- oder Entladen, sondern das Fahren. Der LKW-Fahrer erhält für diese mehrtägige Tour 160 Euro.

 

unterschiedliche spesensaetze in europa
Über die Grenze zu fahren reicht aus, um den Spesensatz für das Ausland zu bekommen

 

Spesen-Tabelle weltweit

Übersicht über die ab 1. Januar 2020 geltenden Pauschbeträge für Verpflegungsmehraufwendungen und Übernachtungskosten im Ausland

Land Auslöse (Pauschal) für Verpflegungsmehraufwendungen Betrag für Übernachtungskosten
mindestens
8 Stunden
mindestens
24 Stunden
Pauschal
Afghanistan 20 30 95
Ägypten 28 41 125
Äthiopien 26 39 130
Äquatorialguinea 24 36 166
Albanien 20 29 113
Algerien 34 51 173
Andorra 23 34 45
Angola 35 52 299
Antigua und Barbuda 30 45 177
Argentinien 24 35 113
Armenien 16 24 59
Aserbaidschan 20 30 72
Australien (Canberra) 34 51 158
Australien (Sydney) 45 68 184
Australien (Rest) 34 51 158
Bahrain 30 45 180
Bangladesch 33 50 165
Barbados 35 52 165
Belgien 28 42 135
Benin 35 52 115
Bolivien 20 30 93
Bosnien + Herzegowina 16 23 75
Botsuana 27 40 102
Brasilien (Brasilia) 38 57 127
Brasilien (Rio de Janeiro) 38 57 145
Brasilien (Sao Paulo) 36 53 132
Brasilien (Rest) 34 51 84
Brunei 35 52 106
Bulgarien 15 22 90
Burkina Faso 25 38 174
Burundi 32 47 98
Chile 29 44 187
China (Chengdu) 24 35 105
China (Hongkong) 49 74 145
China (Kanton) 27 40 113
China (Peking) 31 46 142
China (Shanghai) 33 50 128
China (Rest) 33 50 78
Costa Rica 32 47 93
Côte d´Ivoire 34 51 146
Dänemark 39 58 143
Dominica 30 45 177
Dominikanische Republik 30 45 147
Dschibuti 44 65 305
Ecuador 29 44 97
El Salvador 29 44 119
Eritrea 33 50 91
Estland 20 29 85
Fidschi 23 34 69
Finnland 33 50 136
Frankreich (Lyon) 36 53 115
Frankreich (Marseille) 31 46 101
Frankreich (Paris) 39 58 152
Frankreich (Departements 92-94) 39 58 152
Frankreich (Straßburg) 34 51 96
Frankreich (Rest) 29 44 115
Gabun 35 52 183
Gambia 20 30 125
Georgien 24 35 88
Ghana 31 46 174
Grenada 30 45 177
Griechenland (Athen) 31 46 132
Griechenland (Rest) 24 36 135
Großbritannien (London) 41 62 224
Großbritannien + Nordirland (Rest) 30 45 115
Guatemala 23 34 90
Guinea 31 46 118
Guinea-Bissau 16 24 86
Guyana 30 45 177
Haiti 39 58 130
Honduras 32 48 101
Indien (Chennai) 21 32 85
Indien (Kalkutta) 24 35 145
Indien (Mumbai) 33 50 146
Indien (Neu Delhi) 25 38 185
Indien (Rest) 21 32 85
Indonesien 24 36 134
Iran 22 33 196
Irland 29 44 92
Island 32 47 108
Israel 44 66 190
Italien (Mailand) 30 45 158
Italien (Rom) 27 40 135
Italien (Rest) 27 40 135
Jamaika 38 57 138
Japan (Tokio) 44 66 233
Japan (Rest) 35 52 190
Jemen 16 24 95
Jordanien 31 46 126
Kambodscha 25 38 94
Kamerun 33 50 180
Kanada (Ottawa) 32 47 142
Kanada (Toronto) 34 51 161
Kanada (Vancouver) 33 50 140
Kanada (Rest) 32 47 134
Kap Verde 20 30 105
Kasachstan 30 45 111
Katar 37 56 149
Kenia 28 42 223
Kirgisistan 20 29 91
Kolumbien 31 46 115
Kongo (Republik) 33 50 200
Kongo (Demokratische Republik) 45 68 171
Korea (Demokratische Volksrepublik) 19 28 92
Korea (Republik) 39 58 112
Kosovo 16 23 57
Kroatien 24 35 107
Kuba 31 46 228
Kuwait 28 42 185
Laos 22 33 96
Lesotho 16 24 103
Lettland 24 35 76
Libanon 40 59 123
Libyen 42 63 135
Liechtenstein 36 53 180
Litauen 17 26 109
Luxemburg 32 47 130
Madagaskar 23 34 87
Malawi 32 47 123
Malaysia 23 34 88
Malediven 35 52 170
Mali 25 38 120
Malta 31 46 114
Marokko 28 42 129
Marshall Inseln 42 63 102
Mauretanien 26 39 105
Mauritius 36 54 220
Mazedonien 20 29 95
Mexiko 32 48 177
Mikronesien 22 33 116
Moldau (Republik) 16 24 88
Monaco 28 42 180
Mongolei 18 27 92
Montenegro 20 29 94
Mosambik 25 38 146
Myanmar 24 35 155
Namibia 20 30 112
Nepal 19 28 86
Neuseeland 37 56 153
Nicaragua 24 36 81
Niederlande 32 47 122
Niger 28 41 89
Nigeria 31 46 182
Norwegen 53 80 182
Österreich 27 40 108
Oman 40 60 200
Pakistan (Islamabad) 16 23 238
Pakistan (Rest) 23 34 122
Palau 34 51 179
Panama 26 39 111
Papua-Neuguinea 40 60 234
Paraguay 25 38 108
Peru 23 34 143
Philippinen 22 33 116
Polen (Breslau) 22 33 117
Polen (Danzig) 20 30 84
Polen (Krakau) 18 27 86
Polen (Warschau) 20 29 109
Polen (Rest) 20 29 60
Portugal 24 36 102
Ruanda 31 46 141
Rumänien (Bukarest) 21 32 100
Rumänien (Rest) 17 26 62
Russische Föderation (Jekatarienburg) 19 28 84
Russische Föderation (Moskau) 20 30 110
Russische Föderation (St. Petersburg) 17 26 114
Russische Föderation (Rest) 16 24 58
Sambia 24 36 130
Samoa 20 29 85
São Tomé (Príncipe) 32 34 80
San Marino 23 34 75
Saudi-Arabien (Djidda) 25 38 234
Saudi-Arabien (Riad) 32 48 179
Saudi-Arabien (Rest) 32 48 80
Schweden 33 50 168
Schweiz (Genf) 43 64 195
Schweiz (Rest) 41 62 169
Senegal 30 45 128
Serbien 13 20 74
Sierra Leone 32 48 161
Simbabwe 30 45 140
Singapur 36 54 197
Slowakische Republik 16 24 85
Slowenien 22 33 95
Spanien (Barcelona) 23 34 118
Spanien (Kanarische Inseln) 27 40 115
Spanien (Madrid) 27 40 118
Spanien (Palma de Mallorca) 24 35 121
Spanien (Rest) 23 34 115
Sri Lanka 28 42 100
St. Kitts + Nevis 30 45 177
St. Lucia 30 45 177
St. Vincent + Grenadinen 30 45 177
Sudan 22 33 195
Südafrika (Kapstadt) 18 27 112
Südafrika (Johannisburg) 20 29 124
Südafrika (Rest) 15 22 94
Südsudan 23 34 150
Suriname 30 45 177
Syrien 25 38 140
Tadschikistan 18 27 118
Taiwan 31 46 143
Tansania 32 47 201
Thailand 25 38 110
Togo 26 39 118
Tonga 26 39 94
Trinidad + Tobago 30 45 117
Tschad 43 64 163
Tschechische Republik 24 35 94
Türkei (Istanbul) 17 26 120
Türkei (Izmir) 20 29 55
Türkei (Rest) 12 17 95
Tunesien 27 40 115
Turkmenistan 22 33 108
Uganda 28 41 143
Ukraine 17 26 98
Ungarn 15 22 63
Uruguay 32 48 90
USA (Atlanta) 41 62 175
USA (Boston) 39 58 265
USA (Chicago) 36 54 209
USA (Houston) 42 63 138
USA (Los Angeles) 37 56 274
USA (Miami) 43 64 151
USA (New York City) 39 58 282
USA (San Francisco) 34 51 314
USA (Washington D.C.) 41 62 276
USA (Rest) 34 51 138
Usbekistan 23 34 123
Vatikanstaat 35 52 160
Venezuela 30 45 127
Vereinigte Arabische Emirate 44 65 156
Vietnam 28 41 86
Weißrussland 13 20 98
Zentralafrikanische Republik 31 46 74
Zypern 30 45 116

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Die nächste Anpassung der Spesen wird für das Jahr 2023 erwartet

 

Wird auch oft gefragt:

Ist der Arbeitgeber verpflichtet, Spesen zu zahlen?

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Werden Spesen steuerfrei ausgezahlt?

Erstattet der Arbeitgeber Reisekosten und zahlt er diese wie ebenfalls die Spesen im Rahmen des Bundesreisekostengesetzes. Dann müssen sie weder auf der Gehaltsabrechnung steuerlich berücksichtigt, noch in der Einkommensteuererklärung angegeben werden. Sollten diese Zahlungen in der Gehaltsabrechnung auftauchen, ist es wichtig, ... weiterlesen

... dass die Spesen in der Abrechnung als steuerfrei kodiert sind. Dann fallen darauf keine Steuern an.

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Gibt es doppelte Spesen für LKW-Fahrer?

Die pauschale Versteuerung macht die Zahlung von doppelten Spesen möglich. 

Entscheidet sich ein Arbeitgeber doppelte Spesen zu zahlen, bietet das Steuergesetz die Möglichkeit der Pauschalversteuerung. Als Beispiel: Der Arbeitgeber zahlt dem LKW-Fahrer ... weiterlesen

... für die betriebliche 24-stündige Abwesenheit 28 Euro. Diesen Spesensatz verdoppelt er auf maximal 28 Euro. Zusammengerechnet erhält der LKW-Fahrer somit 56 Euro.

Ausführliche Information dazu gibt's hier

Wie hoch ist die Übernachtungspauschale für LKW Fahrer?

Seit 01.01.2020 dürfen Unternehmer ihren LKW-Fahrern zusätzlich zu den Spesenzahlungen eine Übernachtungspauschale in Höhe von ... weiterlesen

... 8 Euro netto zahlen. Diese Mehrkosten müssen nicht durch Belege oder Quittungen bewiesen werden.

Mehr Infos und welche Pauschalen noch drin sind ... hier

 

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Alle Grafiken by: JOBBERIA GmbH | Caro Schlamp

Fotos: Adobe Stock, Europakarte: by pyty 

Quellen

Einkommensteuergesetz: §40, Absatz 2, Satz 4,www.gesetze-im-internet.de

Bundesfinanzministerium:www.bundesfinanzministerium.de/steuerliche-behandlung-reisekosten

* Für die bessere Lesbarkeit der Stellenanzeige wird im weiteren Verlauf des Textes auf die Verwendung geschlechtsspezifischer Sprachformen verzichtet. Sämtliche Personenbezeichnungen gelten unter Berücksichtigung des AGG für alle Geschlechter.
„Geschlecht egal. Hauptsache gut.“